PRIVACYVERKLARING WORK-EAZY NL
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten, producten en activiteiten van Work-EAZY B.V. (hierna: Work-EAZY), en inclusief alle aan haar gelieerde ondernemingen. Bij de verwerking, opslag en het gebruik van persoonsgegevens geeft Work-EAZY een hoge prioriteit aan de beveiliging, en handelt zij met inachtneming van geldende wet- en regelgeving.
In deze privacyverklaring vindt u een toelichting inzake verwerkingen, opslag en gebruik van persoonsgegevens door Work-EAZY. We gebruiken hierbij specifieke bewoording die voor een goed begrip mogelijk om toelichting vragen. Ter verklaring verwijzen wij daarom naar onderstaande begripsomschrijving:
- Persoonsgegevens:
Gegevens die direct of indirect herleidt kunnen worden naar een persoon; bijvoorbeeld uw naam, adres, gepersonaliseerde email of geboortedatum.
- Bijzondere persoonsgegevens:
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens; bijvoorbeeld over gezondheid, een strafrechtelijk verleden of religie.
- Verwerken:
Hiermee bedoelen we alles wat er met persoonsgegevens gedaan moet worden. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van persoonsgegevens uit onze administratie.
- Verantwoordelijke:
De ‘eigenaar’ van bepaalde persoonsgegevens. Dit kan een derde (klant, leverancier, etc.) zijn, maar kan ook Work-EAZY zelf zijn; dat hangt van de aard van de gegevens af.
- Bewerker (of sub bewerker):
Hiermee bedoelen we de partij die de gegevens daadwerkelijk verwerkt. Dit kan Work-EAZY zijn (als Telecom en/of ICT dienstverlener), alsook een derde partij zijn, die op zijn of haar beurt weer gegevens van Work-EAZY (of haar klanten) (sub)bewerkt.
- Verschillende vormen van verwerking
Algemeen gesteld kan Work-EAZY op verschillende manieren betrokken zijn bij de verwerking van (uw) persoonsgegevens.
Allereerst verwerkt Work-EAZY de persoonsgegevens van haar directe en indirecte, bestaande of potentiële relaties. Deze verwerking is voor Work-EAZY noodzakelijk om bijvoorbeeld haar klanten van dienst te kunnen zijn en te kunnen factureren, orders te kunnen plaatsen bij haar leveranciers en voor promotie- of marketingdoeleinden. Er kan een wettelijke verplichting bestaan om bepaalde persoonsgegevens op te vragen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan opslag van een identiteitsbewijs bij het aanvragen van een abonnement. Ook valt te denken aan financiële gegevens die noodzakelijk zijn om de klant-relatie te onderhouden en administratieve informatie die wij verplicht moeten bewaren in opdracht van de Overheid.
Uiteraard verwerken wij ook gegevens van onze eigen werknemers. Dit is noodzakelijk bijvoorbeeld om salaris te kunnen betalen. Voorts hebben we de wettelijke verplichting gegevens op te slaan van toekomstige, huidige en ex-medewerkers.
In al deze gevallen is Work-EAZY (eind)verantwoordelijk voor de bescherming van deze persoonsgegevens.
Daarnaast kan Work-EAZY persoonsgegevens verwerken voor derden partijen. Dit doen wij in de rol van ICT en Telecom dienstverlener. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verwerken van telecommunicatie bestanden of het aanbieden van database capaciteit voor een klant. In dit geval is Work-EAZY als dienstverlener de bewerker van de betreffende persoonsgegevens.
Omdat Work-EAZY als bewerker niet (eind)verantwoordelijk is voor de bescherming van de persoonsgegevens (dit is en blijft de Verantwoordelijke, de eigenaar dus), maakt zij in dat geval graag nadere afspraken met de klant in een zogenaamde bewerkersovereenkomst. Hierin wordt vastgelegd welke gegevens Work-EAZY verwerkt en op welke wijze zij de gegevens zal beschermen voor die klant.
- Welke gegevens Work-EAZY verwerkt, en hoe deze opgeslagen worden.
Wat voor gegevens Work-EAZY precies verwerkt, hangt af van haar rol. Zoals hierboven aangegeven moet een onderscheid worden gemaakt tussen de situatie waarin Work-EAZY zelf verantwoordelijk is en de situatie waarin een derde (bijvoorbeeld klant of leverancier) verantwoordelijk is.
In het eerste geval verwerkt Work-EAZY alleen die persoonsgegevens die zij daadwerkelijk nodig heeft. Wij hanteren hierin een proportionaliteits- en subsidiariteitstoets. Deze voorziet erin dat persoonsgegevens alleen opgeslagen worden als en voor zolang voor die persoonsgegevens een gerechtvaardigd doel bestaat.
De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en zijn uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van Work-EAZY, voor zover dat uit hoofde van hun functie noodzakelijk is.
- Inzake verwerking en geheimhouden hanteert Work-EAZY deze regels.
Alle Work-EAZY medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht, deze is schriftelijk vastgelegd.
Bewerkersovereenkomst met derden. In het geval dat Work-EAZY een derde partij inschakelt die in haar opdracht persoonsgegevens gaat bewerken (bijvoorbeeld voor een marketing campagne voor Work-EAZY) zal vooraf met deze derden partij een bewerkersovereenkomst gesloten worden. Deze bewerkersovereenkomst zorgt ervoor dat uw gegevens bij die derde net zo veilig zijn als bij Work-EAZY. Work-EAZY blijft in dit geval eindverantwoordelijk.
Work-EAZY verkoopt uw persoonsgegevens nooit door aan derden.
Work-EAZY stelt geen persoonsgegevens beschikbaar aan derden partijen of instanties, tenzij er sprake is van wettelijke verplichtingen, zoals in het kader van onderzoeken door gerechtelijke organisaties en/of toezichthouders.
In het andere geval (wanneer Work-EAZY de gegevens verwerkt als ICT en Telecom dienstverlener; zonder Verantwoordelijke van de gegevens te zijn), is Work-EAZY niet op de hoogte welke gegevens precies opgeslagen of bewerkt worden. Work-EAZY biedt in dit geval het beschermings- en serviceniveau dat met u is afgesproken in de bewerkersovereenkomst.
In alle gevallen beveiligd Work-EAZY haar systemen -naar redelijkheid en beste kunnen- met passende technische en organisatorische maatregelen, tegen verlies en/of enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking.
- Verwerkt Work-EAZY ook bijzondere persoonsgegevens?
Work-EAZY verwerkt als eindverantwoordelijke geen bijzondere persoonsgegevens.
Wel kan het zijn dat Work-EAZY bijzondere persoonsgegevens verwerkt van haar klanten, bijvoorbeeld in een private cloud of dedicated datacenter oplossing voor opdrachtgevers in bijvoorbeeld de zorgsector of juridische dienstverlening.
- Inzicht in de door Work-EAZY verwerkte en opgeslagen persoonsgegevens.
Work-EAZY kan u op verzoek inzicht geven in uw persoonsgegevens, voor zover zij eindverantwoordelijke is voor deze persoonsgegevens. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of onvolledig; of vindt u het niet nodig dat zij worden opgeslagen? Dan kunt u bij Work-EAZY een verzoek indienen tot wijziging, aanvulling of verwijdering van de persoonsgegevens. Uw verzoek kunt u per email indienen bij: dataofficer@work-eazy.com
Work-EAZY zal uw verzoek honoreren, tenzij inwilligen van uw verzoek de u geleverde dienstverlening onmogelijk maakt, of indien wettelijke verplichting uitvoering van uw verzoek verhinderen. In dit geval zal u door Work-EAZY geïnformeerd worden en lichten wij daar waar mogelijk ons standpunt toe. Bent u het niet eens met ons besluit dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens waar u een klacht in kan dienen.
- De website van Work-EAZY maakt gebruik van cookies.
Work-EAZY maakt bij het aanbieden van haar online diensten gebruik van cookies. Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestanden die op uw computer, tablet of mobiele telefoon (kunnen) worden geplaatst bij bezoek aan de Work-EAZY website.
In het website disclaimer van Work-EAZY, dat u kunt terugvinden op work-eazy.com (https://work-eazy.com/disclaimer), leest u alles over het gebruik van cookies door Work-EAZY.
- Contactopties voor vragen, verzoeken of klachten.
Heeft u een vraag of een klacht over de verwerking van persoonsgegevens door Work-EAZY dan kunt u contact opnemen met de hiervoor verantwoordelijk functionaris:
Telefoonnummer: 085 – 744 1004
E-mail: dataofficer@work-eazy.com
Afsluitend:
Work-EAZY behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Elke wijziging zal op de website van Work-EAZY gepubliceerd worden.
Versie: 6 maart 2018